XYZ Einstellungstest üben

Postkorb-Übung 

Postkorbübungen werdenhäufig während des Assessments eingesetzt. Das Gute an der Briefkastenübung ist, dass sie einen unmittelbaren Einblick in Ihre Arbeitsweise am Arbeitsplatz gibt. Wie arbeitest du, wenn du viel zu tun hast? Wie analysierst du die eingehenden Nachrichten? Wie gehst du mit ihnen um? Deshalb ist es gut, sich auf die Mailbox-Übung vorzubereiten. 

Was ist eine Briefkastenaufgabe?

Die Assessment Center Postkorbübung– häufig auch als Mailbox-Übung bezeichnet – ist ein klassischer Bestandteil vieler Assessment-Center. Dabei erhältst du eine Vielzahl von E-Mails, Memos oder Notizen, die du in begrenzter Zeit bearbeiten sollst – ähnlich einem vollen Posteingang an einem Arbeitstag. Ziel dieser Übung ist es zu prüfen, wie du unter Zeitdruck Prioritäten setzt, strukturiert arbeitest, Entscheidungen triffst und Informationen verknüpfst. Oft musst du außerdem Rückfragen formulieren oder Maßnahmen empfehlen. Die Aufgabe simuliert also realistische Herausforderungen im Büroalltag und gibt Aufschluss über deine organisatorischen und kommunikativen Fähigkeiten. 

Warum eine Mailbox-Übung? 

Während deiner Bewerbung musst du mehrere Fragebögen ausfüllen. Zum Beispiel einen Fähigkeitstest und/oder einen Persönlichkeitstest. Dies sagt nicht immer zwingend etwas darüber aus, wie du bei der Arbeit funktionieren wirst. Dafür gibt es die Postkorb Übung. Sie zeigt, wie du Zahlen interpretierst und analysierst. Aber auch, wie du (schnelle) Entscheidungen triffst. 

Die Mailbox-Übung wird in verschiedenen Sektoren und für verschiedene Arten von Jobs eingesetzt. Vom Verwaltungsangestellten bis zum/zur IKT-Spezialist*in. Unsere Tipps und Erklärungen helfen dir, dich optimal auf diese Art von Assessment vorzubereiten! 

Wie solltest du dich auf die Mailbox-Übung vorbereiten? 

Es ist sehr ratsam, sich auf die E-Tray-Übung vorzubereiten, bevor du das eigentliche Assessment absolvierst. Jede E-Tray-Übung ist anders, da sie sich von Stelle zu Stelle unterscheidet. Es ist daher eine gute Idee, herauszufinden, mit welcher Begründung die E-Tray-Übung für deinen Arbeitsplatz konzipiert ist. Wenn du das weißt, kannst du besser bestimmen, welche Teile dicherwarten und dich entsprechend vorbereiten. 

Postkorbübung Beispiel 

Eine Mailbox-Übung simuliert einen geschäftigen Tag im Büro. Du, der/die Bewerber*in, bekommt eine Auswahl von Briefen, E-Mails und/oder Berichten vorgelegt. Genau so, wie du sie zu Beginn des Tages in deinem Posteingang finden könntest. Zu Beginn des Tests wird dir gesagt, was von dir erwartet wird. Zum Beispiel das Beantworten von E-Mails oder das Zusammenfassen von Berichten. 

Die genaue Aufgabenstellung ist auf die Arbeit zugeschnitten, die du in der Stelle, für die du dich beworben hast, erledigen musst. Dieser Test kann entweder digital oder mit Papierunterlagen durchgeführt werden. Heutzutage wird meist die digitale Variante gewählt. 

Wie viel Zeit du für die Postkorbaufgabe bekommst, kann variieren. Manchmal musst du sie in einer halben Stunde absolvieren. Aber in anderen Fällen kann man mehr Zeit dafür bekommen, es kann bis zu zwei Stunden dauern. Dies wird im Voraus bekannt gegeben. Stelle also sicher, dass du darauf vorbereitet bist: ausreichend ausgeruht, gegessen und getrunken haben. 

Hintergrundinformationen 

Damit du dich in deine Rolle während der Mailbox-Übung hineinversetzen kannst, erhältst du alle möglichen Informationen, bevor du tatsächlich anfangen musst. Nimm dir Zeit, um diese Informationen aufzunehmen. Diese Informationen können wichtig sein, um deine Aufgabe gut zu erfüllen. 

In der Regel handelt es sich um Hintergrundinformationen über die Organisation: 

• Was sind die Ziele der Organisation? 
• Welches sind die kurzfristigen Ziele? 
• Wie sieht die Organisationsstruktur aus? 
• Welche Mitarbeiter sind beschäftigt? 
• Was sind wichtige Partner, Kunden oder andere Beziehungen? 
• Welche Projekte gibt es? 
• Sind Veranstaltungen geplant, die für dich von Interesse sind? 

Darüber hinaus erhältst du Informationen über deine eigene Position innerhalb der Organisation. Was genau sind deine Aufgaben und welche Verantwortung hast du? Und wem gegenüber bist du rechenschaftspflichtig? 

Beschreibung der Aufgabe 

Die Aufgabe, die du zu erfüllen hast, bezieht sich in der Regel auf die Position, die du im Unternehmen einnehmen würdest. In der Beschreibung heißt es, dass du “morgens zur Arbeit kommst und um 9.30 Uhr eine wichtige Besprechung hast”. Bis dahin hast du eine halbe Stunde Zeit, um deine Post zu checken, Telefonnachrichten abzurufen und einige Berichte durchzusehen. 

Du kannst dann auf deinem Bildschirm die verschiedenen Elemente anklicken. Zum Beispiel deine Mailbox, Telefonnachrichten, Berichte und einen Kalender. Außerdem gibt es Hintergrundinformationen wie deine Stellenbeschreibung und die Organisationsstruktur. Geh dann alles durch, aber achte auf die Zeit! 

Tipps für die Posteingangsübung 

Für die Übung zum Posteingang haben wir vier gute Tipps. Behalte diese immer im Hinterkopf, wenn du mit der Posteingangsübung beginnst: 

1. Achte auf die Zeit. 
2. Setze Prioritäten. 
3. Plane dein Vorgehen. 
4. Ruhe bewahren. 

Achte auf die Zeit 

Wenn die Zeit drängt, musst du sofort loslegen. In der Regel ist die Zeit, die dir zur Verfügung steht, knapp bemessen, so dass du effizient arbeiten musst. Nimm dir die Zeit, deine Anweisungen sorgfältig zu lesen. Manchmal sind die Informationen, die du erhalten hast, unvollständig und du musst Vermutungen anstellen. Mache das Beste aus den Informationen, die du bekommen hast. 

Schreibe kurz einen Aktionsplan auf. Am besten in einigen wenigen Stichpunkten. So vermeidest du, dass du zwischendurch nachschlagen musst, was du vorhattest.

Setze Prioritäten 

Schaue dir zunächst an, welche Aufgaben du zu erledigen hast. Lese sie schnell durch. Das hilft dir, Prioritäten zu setzen. Schließlich kann deine unterste Mail einen Bericht beeinflussen, den du zusammenfassen musst. Notieren dir gegebenenfalls den Inhalt jedes Postens in ein oder zwei Zeilen. Gib dann die höchste Priorität für jeden Punkt an. Wenn es dringend ist, bearbeite es zuerst. Wenn es wichtig, aber nicht so dringend ist, dann erledige es später. 

Plane dein Vorgehen. 

Entscheide, welche Maßnahmen für jede E-Mail oder jeden Bericht erforderlich sind. Sollst du die E-Mail selbst beantworten oder z. B. an eine andere Person weiterleiten? Gibt es eine Frist? Wie verbindlich ist sie? Musst du einen Termin vereinbaren? Dann trage auch das in einen Terminkalender ein. So verhinderst du, dass du einen Termin zu einem Zeitpunkt vereinbarst, der bereits belegt ist. 

Berücksichtige immer die Wichtigkeit der Organisation und wer dir Gegenüber ist. Zum Beispiel den Absender der E-Mail. Konzentriere dich auf das Wesentliche und lasse dich nicht von unwichtigen Dingen ablenken. Arbeite schnell und genau und behalte die Endzeit im Auge. 

Manchmal treffen plötzlich neue Nachrichten ein, während du arbeitest. Das kann deine Planung beeinträchtigen, weil dieser neue Punkt sofortiges Handeln erfordert. Lasse dich dadurch nicht aus der Bahn werfen. Damit wird getestet, wie flexibel du bist und ob du auf unerwartete Ereignisse reagieren kannst. 

Wenn du viele Aufgaben zu erledigen hast, denke daran, dass du in einer realen Situation die Arbeit auch anderen überlassen kannst. Prüfe also auch hier, was du delegieren könntest und was du wirklich selbst erledigen musst. 

Ruhe bewahren 

Bleib während der gesamten Übung ruhig und arbeite konzentriert. Verhalte dich so, als sei es ein normaler Arbeitstag im Büro. Gerate nicht in Panik, sondern strahle Zuversicht aus. Verursache kein Chaos auf deinem Schreibtisch und arbeite ordentlich und strukturiert. Mach bei Bedarf Notizen, die du bei späteren Aufgaben verwenden kannst. Beantworte E-Mails korrekt und höflich. Lass dich nicht durch Zeitdruck dazu verleiten, sie herunterzurasseln und sprich nur kurz mit dem/der Absender*in. 

Die Postkorbübung Assessment Center ist eine bewährte Methode, um dein Zeitmanagement und deine Priorisierungsfähigkeiten zu testen. Besonders bei der Postkorbübung Führungskraft zum Beispiel musst du typische Führungssituationen meistern und Entscheidungen unter Zeitdruck treffen. Mit einer Postkorbübung Beispiel mit Lösung kannst du dich gezielt vorbereiten. Für flexible Übungsmöglichkeiten bieten sich auch Postkorbübung online kostenlos oder Postkorbübung online gratis an. Auf Hellotest findest du zudem alle wichtigen Informationen, Beispiele und hilfreiche Tipps rund um die Postkorbübung.