Was ist ein Factfinding-Auftrag? 

Ein Factfinding-Auftrag bzw Faktenfindungsauftrag ist eine Praxissimulation. Das bedeutet, dass eine Aufgabe ausgewählt wird, die dir in der täglichen Praxis der Stelle, auf die du dich bewirbst, begegnen könnte. Oft wird entweder eine Gruppendiskussion, eine Gruppenaufgabe oder ein Factfinding. Bei vielen Praxissimulationen wirst du mit Informationen überhäuft, aus denen du selbst die Informationen herausfiltern musst, die du benötigst. Bei dem Faktfindungsauftrag ist das nicht der Fall. Du erhältst nur sehr wenige Informationen zu einem bestimmten Problem oder einer bestimmten Situation. Der Zweck der Aufgabe besteht darin, dass du durch Fragen an eine*n Gesprächspartner*in die richtigen Informationen erhältst, um dir eine Meinung bilden zu können. Mit dieser Aufgabe können deine analytischen Fähigkeiten und dein Urteilsvermögen getestet werden. 

Richtige Informationen herausfinden 

Eine Factfinding-Aufgabe ist vor allem Teil eines Assessments für Bewerber*innen um Stellen, bei denen es wichtig ist, dass sie auf effiziente Weise die richtigen Informationen von jemandem erhalten können. Das kann beispielsweise bei einem/einer Berater*in der Fall sein, aber auch bei einem/einer*in Ermittler. Bei dieser Aufgabe musst du also versuchen, die richtigen Fragen zu stellen, damit dein*e Gesprächspartner*in die wichtigen Informationen preisgibt. Dein Gegenüber wird nur auf gezielte Fragen antworten, die du stellst. Eine Frage wie „Erzählen Sie mir, was passiert ist” wird keine Informationen liefern. Auf der Grundlage der Informationen, die du in Erfahrung bringst, musst du beispielsweise eine Lösung für das gestellte Problem finden. 

 

Bewertung 

Wenn du weißt, nach welchen Kriterien du bewertet wirst, kannst du deine Strategie entsprechend anpassen. Bei einer Fakenfindungsaufgabe geht es in erster Linie darum, dass du Informationen auf effektive Weise sammelst. Es wird darauf geachtet, welche Fragen du stellst, ob diese einer bestimmten Struktur folgen und ob du bei Bedarf nachfragst. Aus deinen Fragen muss hervorgehen, dass du weißt, welche Informationen du benötigst. 

Im zweiten Teil des Auftrags musst du dir anhand der erhaltenen Antworten eine Meinung bilden oder ein Problem lösen. Du musst also die richtigen Zusammenhänge herstellen und Haupt- von Nebensachen unterscheiden. Vor allem die Begründung deiner Lösung oder Empfehlung wird bei deiner Bewertung stark gewichtet. 

 

Tipps für die Erstellung eines Factfinding-Auftrags 

Du musst die Praxissimulation vollständig selbstständig durchführen. Bei einer Gruppenaufgabe kannst du zwar die Ideen deiner Gruppenmitglieder nutzen, bei einer Fakenfindungsaufgabe ist dies jedoch nicht möglich. Du musst selbst die Informationen zusammentragen und auf dieser Grundlage die richtigen Schlussfolgerungen ziehen. Die folgenden Tipps können dir dabei helfen: 

Tipp 1: Lies die erhaltenen Informationen sorgfältig durch und erstelle einen Plan 

Man neigt oft dazu, sofort mit dem Stellen von Fragen zu beginnen, aber es ist sinnvoller, sich einen Moment Zeit zu nehmen, um die (kurzen) Informationen, die du erhalten hast, auf dich wirken zu lassen. Was steht dort eigentlich und was könnte das bedeuten? Was weißt du bereits und was weißt du noch gar nicht? Erstelle einen Plan mit den wichtigsten Punkten, die du herausfinden musst. Formuliere die ersten Fragen und strukturiere diese, damit du nicht von einem Thema zum nächsten springst. Vertiefe zunächst einen Aspekt und geh dann zum nächsten über. 

Tipp 2: Mach dir Notizen 

Hör deinem/deiner Gesprächspartner*in immer aufmerksam zu und mach dir Notizen. Markiere die wichtigsten Teile der Antwort und versuche, einen roten Faden zu entdecken. Wenn du mitten im Gespräch nicht weiterkommst, kannst du deine Notizen durchlesen, um zu sehen, ob du neue Ansatzpunkte findest. Wenn es keine gibt, schlag einen neuen Weg ein. 

Tipp 3: Stelle gute Fragen 

Du hast nur begrenzt Zeit für die Ausführung der Aufgabe, verschwende also keine Zeit mit den falschen Fragen. Stelle sicher, dass du nur relevante Fragen stellst, aber tu dies auch auf die richtige Art und Weise. Stelle offene Fragen, um so viel wie möglich zu erfahren. Wenn du geschlossene Fragen stellst, wird dein Gegenüber nur mit „Ja” oder „Nein” antworten. Frage auch nicht mehrere Dinge gleichzeitig, da dann manchmal unklar ist, auf welchen Teil der Frage der/die Andere antwortet. 

Tipp 4: Frag nach 

Gib dich nicht mit einer vagen Antwort zufrieden. Frag immer weiter, wenn dir etwas unklar ist. Auch wenn du denkst, dass es an dir liegt, dass du etwas nicht verstehst, solltest du weiterfragen. Nur so kannst du alle wesentlichen Informationen erhalten. 

 Tipp 5: Passe deine Strategie gegebenenfalls an 

Wenn du zu Beginn der Aufgabe eine Strategie entwickelt hast, halte nicht zu starr daran fest. Wenn sich herausstellt, dass deine Strategie nicht funktioniert, wechsle zu einer anderen. Auch wenn die Antworten plötzlich in eine andere Richtung gehen als du zunächst gedacht hast, musst du mit diesen Informationen etwas anfangen. Zeig, dass du flexibel bist und auf eine veränderte Situation reagieren kannst. 

Tipp 6: Schau über deinen eigenen Tellerrand hinaus 

Betrachte nicht alle Informationen aus deiner eigenen Perspektive und versuche, deine Überzeugungen auszublenden. Versuch, das Problem oder die Situation aus allen Blickwinkeln zu betrachten und frag dich, wer alles beteiligt ist und was diese Personen denken. 

Tipp 7: Zieh keine voreiligen Schlüsse 

Glaub nicht nach fünf Fragen schon, dass du alles weißt. Frag weiter. Oftmals benötigst du etwa 25 bis 40 Fragen, um alle Aspekte des Falls zu erfassen. Wenn du glaubst, schon schnell die Lösung gefunden zu haben, versuche, einen anderen Ansatz zu wählen, und prüfe, ob du so zum gleichen Ergebnis kommst. 

Tipp 8: Wäge die gewonnenen Fakten gegeneinander ab 

Wenn du mit dem Stellen von Fragen fertig bist, hast du hoffentlich eine ganze Reihe von Fakten gesammelt. Nimm dir nun einen Moment Zeit und ordne diese Fakten. Wäge die Fakten gegeneinander ab. Was ist wichtig und was nicht? Was oder wen musst du am meisten berücksichtigen und was ist weniger wichtig? Weise gegebenenfalls allen Fakten eine Gewichtung zu, auf deren Grundlage du deine Schlussfolgerungen ziehen kannst. 

Tipp 9: Präsentiere deine Schlussfolgerung strukturiert 

Auf der Grundlage der Fakten gibt es für dich wahrscheinlich nur eine Schlussfolgerung. Begründe diese Schlussfolgerung sorgfältig und achten auf einen logischen Aufbau deiner Erzählung. Der/die Prüfer*in kann dann deinem Gedankengang folgen und gegebenenfalls erkennen, wo deine Logik von seiner/ihrer abweicht. 

 Tipp 10: Sei offen für Feedback 

Geh nicht davon aus, dass du die perfekte Lösung gefunden hast. Angesichts der kurzen Zeit, in der du die Aufgabe bearbeiten musst, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass du etwas übersehen oder doch irgendwo eine falsche Entscheidung getroffen hast. In der Nachbesprechung wird der/die Prüfer*in dich wahrscheinlich darauf hinweisen. Wie du darauf reagierst, wird ebenfalls in deine Bewertung einfließen. Sei also nicht defensiv, erläutere gegebenenfalls deine Entscheidungen, aber zeig, dass du offen für andere